「ファシリテーションって司会・進行のことでしょ？」

こんな風に聴かれることがある。
確かに間違いではない。
司会進行も、ファシリテーターが、
時と場合によって担う重要な役割である。

司会進行というとどのようなイメージだろうか。
決まったプログラムがあって、
時間通りにその流れを動かしていく。
時間が来れば終わり。

例えばこんな感じだろうか。

しかしファシリテーターの真の役割は、
決してここにとどまらない。

ファシリテーションは相互作用を生み出す

ファシリテーションは、必ず集団の中で機能する。
ファシリテーターが活躍するためには、
場所があって、
空間があって、
人が複数いる。

例えば会議、
あるいは研修・セミナー、
勉強会、
場合によっては講演、
それらの中で、ファシリテーターは存在しうる。

ファシリテーションはによって起きる特別なこと

ただの進行役ではない。
ファシリテーターの存在によって、
必ず何らかの相互作用が生まれる。

もともとファシリテーターがいるような場面というのは、
そこに集団があるわけだから、
ファシリテーターがいなかったとしても、
相互作用は生まれるではないかと思われるかもしれない。

しかし、メンバー任せで場が流れていくのでは、
真のファシリテーションということはできない。

ファシリテーターがいなければ起こらなかったであろうこと、
そしてその集団にとって必要なことや望ましいことが、
その場に起きていくのがファシリテーションだ。

ファシリテーションで起きる化学反応

ファシリテーターは確実に、
集団の議論を活発にする。

普段は発言しない人が発言をする。
わかったフリを許さない。
発言を深堀りする。
遠慮をさせない。
しゃべりすぎる人を黙らせる。

その結果、
通常では起きなかったような連鎖が起きていく。
例えば、
普段は発言しないような人のひとつの発言によって、
今まではなされなかったような発言の連鎖や、
新たな発見が起こり、
その集団にとって画期的なアイデアや行動プランが生まれるということは、
真のファシリテーションの下でたくさん起こることだ。

それまではなかったような、
人と人との化学反応を起こす存在、
それがファシリテーションだ。

ファシリテーションによって深まる相互理解

ファシリテーションによって、
それまでは議論しなかったことが議論されるようになる。
議論の広さと深さの範囲が明らかに変わる。

発言者本人も、
自分では気づいていなかったような自分の考えにたどり着く。
そして同時に、
他メンバーの新たな理解も起こる。

「自分ってこんなこと考えていたんだ…」
「あの人の言っていた真意ってこういうことだったんだ…」
「こんなにも思いを持って仕事をしていたんだ…」

例えばこんなこと。

ファシリテーションはただの司会進行ではない。
それも役割のひとつだけれど…、
そこで終わらせては非常にもったいない道具の一つであろう。

今日は第5回目です。

仕事の勉強会　過去のテーマ

ちなみに今までは、こんなテーマでやってきました。

第1回：（DiSCで学ぶ）職場のコミュニケーション
第2回：コーチング
第3回：リーダーシップ
第4回：プレゼンテーション

普段なかなか学ぶことができないけど、
「あったらいいな」と思うものを学んでいるわけです。

今日は「ファシリテーション」を学びました。

会議のファシリテーション

今日では、「ファシリテーション」ということばはいろいろな意味で使われている。
それがただの会議の進行を指すこともあれば、
研修を実施することを指すこともあれば、
より高度な組織運営を指すこともある。

本日実施したのは、
効果的な会議の進め方。

だから、ファシリテーションというテーマの中でも、
かなり狭い範囲での勉強会。

しかし、
会議の進行はうまくいっていない組織は非常に多い。

今回の勉強会参加者は、
会議そのものをあまりやらないという意見が多かった。

組織に不可欠な会議

組織を運営していくためには、会議は必要不可欠だ。
コミュニケーションのツールはさまざまあるが、
最も効果的なコミュニケーションツールは会議である。

しかし会議にあまりにも多くの時間を掛けている組織もたくさんある。
会議をしていることに満足感を憶え、
本来会議でなさねばならないことが忘れられている。

会議は必要。
でも最小限にすることも必要。

では効率的な会議ってどうやるのか。
そんなことを学びました。

こんな会議は問題

• 名ばかりで議論がない
• 立場的な上位者が一方的に意思を押し付ける
• 発言者が決まっている
• 報告と連絡に終始し議論がない
• 傍観者がいる
• 参加が表面的で意識が会議にない
• 決定や結論が先延ばしになる
• 参加しなくてもいいメンバーが参加している
• 参加しなければならないメンバーがいない
• 責任の押し付け合い→無責任
• 言い訳に終始している
• 隠し事やタブーがある
• 愚痴の言い合い

会議の目的は？

そもそも会議の目的って何だっけ？

会議の目的は、
「組織としてより大きな成果を生むこと」
「そのために必要な変化を決めること」
これだけだ。

目的を勘違いしているケースは例えば、
「集まること」
「会議をすること」
「情報を共有すること」
「偉い人の話を聴くこと（独演会）」

これはプロセスであって目的ではない。
会議をしたら違いを生み出さなければならない。

果たして皆さんの会議はいかがだろうか？
会議の参加メンバーは、
会議の目的を明確に共有しているだろうか。

何に繋がる会議なのか、
どんな変化をもたらすための会議なのか、
どのくらい共有できているだろうか。

まずは『目的の共有』
これが会議成功のための必要不可欠な第一歩である。

（続く）

さて、会議成功の第一歩は、『会議の目的を共有すること』

前回の記事で、
『こんな会議は問題だ』と書いた。

ファシリテーターは会議の『コンテキスト』と『コンテンツ』を区別する

会議には、『コンテキスト（枠組み）』と『コンテンツ（内容）』がある。

上手に会議を進行するためには、
この２つを区別できる必要があるわけだ。

多くの会議では、この区別がされず、
一緒くたにされて会議がだらだらと進んでいく。

会議のファシリテーターはこの２つの言葉を理解し、
コンテキストを明確に設定して、コンテンツを扱っていく必要がある。

会議のコンテキストって？

会議の目的
ゴール
どんな議題をどのように扱うのか
会議の時間（開始時刻・終了時刻・長さなど）
会議の手順
会議のルール

photo credit: Lunchtime in the City via photopin (license)

会議のコンテンツって？

一言で言えば、議題の中身。
議論する内容だ。
コンテンツはもちろん重要で、
多くの人の関心は、この内容に集まる。

人はここを話したくて仕方がないし、
人はここを聴きたくて仕方がない。

そして多くの場合、
なし崩し的にコンテンツが扱われていく。

コンテキストとコンテンツの例え話

サッカーのコンテキストとコンテンツ

あらゆるスポーツはコンテキストが設定されている。
ルールなんて言うのは、コンテキストの最たるものだ。

サッカーで言えば、
何人でやるのか。
勝利の定義。
ゴールの定義。
各種反則。反則後の対応。
場所はどのような場所でやるのか。
ゴールはどの位置に設定するのか。
ボールはどのようなものを使うのか。
時間は？

と書けばキリがないが、こういったことは全てコンテキスト。
つまり、ゲームの枠組みだ。

これがしっかりと設定されているから、
ゲームとして成り立つ。

その中で選手が入り、ボールが蹴られる。
これがコンテンツ。

料理にもあるコンテキストとコンテンツ

料理で言えば、
何をつくるのか。
そのためにどんな材料や調味料を使うのか。
どんな手順で行うのか。
調理用具は何が必要なのか。

と、こんなことがコンテキスト。

これらが明らかになっているから、
料理がスムーズに行われ、
美味しいものが出来上がる。

コンテンツは、
コンテキストにしたがって材料や調味料を放り込んでいく、
実際に料理する場面。

あるいは、料理全体を構成する、
ひとつひとつの材料のことだ。

とりあえず玉ねぎを刻んで入れてみるか。
甘さが必要そうだからスイカでも入れてみるか。
肉は何でもいいな…。鶏肉を入れてみよう。

さて、どんな料理が出来上がるのだろうか。
出来上がるまでそれが何なのかわからない料理は、
何かの余興でない限り、
つくられることはないだろう。

料理が苦手な人は、
コンテキストが明確になっていないことが多い。

改めて会議のコンテキストとコンテンツ

会議は多くの場合、
コンテンツから入っていく。

会議の全体像が示されない。
目的が示されない。
扱うべき議題が全てオープンにならないまま、内容に入っていく。

冒頭で誰かが何かの興味ある議題を口にする。
そうすると、そのまま議論に入っていく。

気づくと、
設定していた議題のうち、
たいして重要でなかった議題のひとつに終始し、
会議の時間が終わっていったなんていうことは、
私自身もたくさん経験してきた。

会議では、コンテキストの明確化が非常に重要だ。
これを設定し、そしてそのコンテキストを守り続けることができる、
ファシリテーターの存在は、
会議を有意義かつ効果的にするために、
非常に重要なことであると言える。

サッカーで言えば、審判団というところであろうか。

コンテキストを明確にしたうえで、
必要な順番でコンテんツを扱っていくと、
会議は劇的に変わる。
結果、生み出す成果も変わってくる。

みなさんの組織では、コンテキストが機能しているでしょうか？

世の中は会議で溢れている。
管理職ともなると、一日のほとんどを会議で過ごすことも少なくないのでは？

同時に、あまりにも生産性の悪い会議もたくさんあるようだ。
（当然ながら…）実際に自社でやっている会議に入ることはないので、
実情はよくわからないが、無駄な会議が多いと言うのは、
管理職からも、メンバーからもよく聴く。

あいまいな会議の目的

会議に参加している多くの人が、
会議の目的を知らない。

暗黙の了解で進んでいるところがあるように感じるが、
実際には、それぞれの目的や思惑はバラバラだ。

ひどい場合は、
「開催すること」
が目的となっている。

「週に１度と決まっているから」
「上司が言うから」
「とりあえず会議をすれば何らかのテーマが出てくる」
「会話をすることに意義がある」

決まりきった進捗会議であったとしても、
目的の共有を欠かしてはならない。

最終的には意思決定が起きる必要がある

会議の最大の目的は、間違いなく、

『意思決定』だ。

・情報共有
・アイデアの創出
・振り返り

こういったことももちろんあるが、
これはプロセスに過ぎない。

最終的には、何らかの意思決定がされて、
今までとは違う意識で、何らかの新たな行動が生まれなければならない。

情報共有やアイデアの創出をしているうちは、
それほどストレスも掛からないし、楽である。

しかし、企業や組織が成果を生み出すためには、
『決定』しなければならない。
責任が生まれ、新たなチャレンジにやりがいやストレスが掛かる必要がある。

会議の目的を共有する

さて、今回の会議の目的は何か？

『情報共有』
『アイデア創出』
『意思決定』
『振り返り』

これらが不明確だと、
参加するメンバーはゴールがわからないままスタートを切ることになる。

ゴール地点のわからないマラソンほど苦しいものはない

当たり前の定例会議だからこそ、
目的は共有しなければならない。

そして優秀なファシリテーターは、
この当たり前の文化を定着させる。

「今日の会議のテーマと目的は何ですか？」

会議はこの問いかけから始めるだけで、
その生産性をぐっと上げることができるだろう。

ファシリテートする上で、
ファシリテーターがどのようなスタンスである必要があるのか。

• 中立・公平
• 尊重
• 好奇心
• 責任

中立・公平とは

photo credit: Dvouramenná váha; Two-pan balance weight via photopin (license)

ファシリテーターが何らかの意見を強くもって会議をリードすることは、
まったくもってうまくいかない。
ファシリテーターが意識的にあるいは無意識的に、
意思決定や議論の流れを、自分の思いのままに動かしてしまう。

ある議題に感じて、自分の意見を強く持っていたり、
それを通したいと思っていたりする場合は、
ファシリテーターではなく、議論をするメンバーに加わった方がいい。

会議は、ファシリテーターの意思ではなく、
メンバーの意思によって進行していく必要がある。

したがって、ファシリテーターは、
会議の場にどのような意見が出ていても、
中立の立場で、
全ての意見、メンバーを公平に扱わなければならない。

尊重とは

ある議題に基づいて、そこにいるすべてのメンバーは、
「より良くしたい」と願っている。
したがって、どのような意見であったとしても、
その意見に耳を傾け、その真意を理解することに努めなければならない。

あるいは、ファシリテーターが理解し尊重すると同時に、
参加するメンバーすべてが、すべてのメンバーを尊重する、
そんな場を創り続けなければならない。

会議において基本的に、
排除されるべき意見はないものとして進める必要がある。

突拍子もない一見破天荒と思われる少数意見が、
改革の切り札になることもあるのだ。

好奇心とは

尊重ともつながってくるのだが、
メンバーやメンバーの意見に好奇心を向けているということ。

発する言葉がどんな意味を持っているのか。
なぜこのようなことを言っているのか。
どうしてこんな態度なのか。
なぜ口を開かないのか。

起きていることすべてに意味がある。
好奇心を持ち、メンバーやその場を観察することが、
すばらしいファシリテーションをする一つのポイントである。

責任

ファシリテーターとして責任を取っているということ。
最も重要な責任は、会議の意図を実現することだ。

それが意思決定なのか。
情報共有なのか。

会議のゴールはメンバーが決めること。
そして、メンバーが決めたゴールを、
彼らが１００％手に入れているかどうかは、
ファシリテーターの責任だ。

会議の目的が十分に達成されること。
このためにファシリテーターは、
会議前から会議が終了するまで、
意識を集中させる必要がある。

ファシリテーションとは

会議やミーティング、あるいはセミナーなどにおいて、
参加者あるいは組織がその場における目的を達成するために、
必要最小限のリードやサポートをすること。
過程は全員参加。
決定は全員納得。
これを創り出すための技術である。

ファシリテーターの役割

言わば、会議の交通整理役である。
ただし、ただの交通整理役ではない。
目先の意見を整理しているだけでは役不足である。
ファシリテーターは常に、会議における議論の方向性がどこに向かっているのかを常に確認しながら、決定を創り出す必要がある。