仕事の勉強会　～ファシリテーション　会議の進め方編～　vol.2

前回からの続き…

さて、会議成功の第一歩は、『会議の目的を共有すること』

前回の記事で、
『こんな会議は問題だ』と書いた。

ファシリテーターは会議の『コンテキスト』と『コンテンツ』を区別する

会議には、『コンテキスト（枠組み）』と『コンテンツ（内容）』がある。

上手に会議を進行するためには、
この２つを区別できる必要があるわけだ。

多くの会議では、この区別がされず、
一緒くたにされて会議がだらだらと進んでいく。

会議のファシリテーターはこの２つの言葉を理解し、
コンテキストを明確に設定して、コンテンツを扱っていく必要がある。

会議のコンテキストって？

会議の目的
ゴール
どんな議題をどのように扱うのか
会議の時間（開始時刻・終了時刻・長さなど）
会議の手順
会議のルール

photo credit: Lunchtime in the City via photopin (license)

会議のコンテンツって？

一言で言えば、議題の中身。
議論する内容だ。
コンテンツはもちろん重要で、
多くの人の関心は、この内容に集まる。

人はここを話したくて仕方がないし、
人はここを聴きたくて仕方がない。

そして多くの場合、
なし崩し的にコンテンツが扱われていく。

コンテキストとコンテンツの例え話

サッカーのコンテキストとコンテンツ

あらゆるスポーツはコンテキストが設定されている。
ルールなんて言うのは、コンテキストの最たるものだ。

サッカーで言えば、
何人でやるのか。
勝利の定義。
ゴールの定義。
各種反則。反則後の対応。
場所はどのような場所でやるのか。
ゴールはどの位置に設定するのか。
ボールはどのようなものを使うのか。
時間は？

と書けばキリがないが、こういったことは全てコンテキスト。
つまり、ゲームの枠組みだ。

これがしっかりと設定されているから、
ゲームとして成り立つ。

その中で選手が入り、ボールが蹴られる。
これがコンテンツ。

料理にもあるコンテキストとコンテンツ

料理で言えば、
何をつくるのか。
そのためにどんな材料や調味料を使うのか。
どんな手順で行うのか。
調理用具は何が必要なのか。

と、こんなことがコンテキスト。

これらが明らかになっているから、
料理がスムーズに行われ、
美味しいものが出来上がる。

コンテンツは、
コンテキストにしたがって材料や調味料を放り込んでいく、
実際に料理する場面。

あるいは、料理全体を構成する、
ひとつひとつの材料のことだ。

とりあえず玉ねぎを刻んで入れてみるか。
甘さが必要そうだからスイカでも入れてみるか。
肉は何でもいいな…。鶏肉を入れてみよう。

さて、どんな料理が出来上がるのだろうか。
出来上がるまでそれが何なのかわからない料理は、
何かの余興でない限り、
つくられることはないだろう。

料理が苦手な人は、
コンテキストが明確になっていないことが多い。

改めて会議のコンテキストとコンテンツ

会議は多くの場合、
コンテンツから入っていく。

会議の全体像が示されない。
目的が示されない。
扱うべき議題が全てオープンにならないまま、内容に入っていく。

冒頭で誰かが何かの興味ある議題を口にする。
そうすると、そのまま議論に入っていく。

気づくと、
設定していた議題のうち、
たいして重要でなかった議題のひとつに終始し、
会議の時間が終わっていったなんていうことは、
私自身もたくさん経験してきた。

会議では、コンテキストの明確化が非常に重要だ。
これを設定し、そしてそのコンテキストを守り続けることができる、
ファシリテーターの存在は、
会議を有意義かつ効果的にするために、
非常に重要なことであると言える。

サッカーで言えば、審判団というところであろうか。

コンテキストを明確にしたうえで、
必要な順番でコンテんツを扱っていくと、
会議は劇的に変わる。
結果、生み出す成果も変わってくる。

みなさんの組織では、コンテキストが機能しているでしょうか？